أرشيف مستندات مرتبط بكل سجل، وإدارة الإصدارات، ووصول قائم على الصلاحيات، وقوالب طباعة مؤسسية.
نظام إدارة المستندات (DMS) هو برنامج يتيح حفظ مستندات الشركة رقميًا، وإدارة إصداراتها، والبحث فيها، ومشاركتها وفق الصلاحيات. فالمستندات المبعثرة في المجلدات المشتركة ورسائل البريد الإلكتروني تضيع، وقد تقع في أيدي أشخاص غير مخوّلين.
في وحدة إدارة المستندات في Eruca ERP يرتبط كل مستند بالسجل المعني: العقد ببطاقة الحساب الجاري، وإذن التسليم بالطلب، والميزانية العمومية بطلب الائتمان. لا تحتاج إلى البحث لإيجاد المستند؛ فعندما تفتح السجل تجد مستنداته هناك. يُحفظ كل رفع كإصدار جديد، ويظهر من رفعه ومتى. ويمكن تعريف قواعد أرشفة متوافقة مع مدد الحفظ القانونية.
تُربط المستندات بسجلات مثل الحسابات والطلبيات والطلبات؛ فلا حاجة إلى البحث.
كل رفع يُنشئ إصدارًا جديدًا؛ وتظهر الإصدارات السابقة ومن رفعها.
لا يفتح المستند إلا المستخدمون المصرّح لهم برؤية السجل.
مخرجات الفواتير والعقود والنماذج بقوالب مؤسسية.
بحث في محتوى المستندات، مع مرشحات الوسوم والأنواع.
متابعة إرسال وأرشفة الفواتير الإلكترونية ومستندات الأرشيف الإلكتروني.
تمر المستندات بعملية الاعتماد؛ ويُقفل الإصدار الموقّع بالتوقيع الإلكتروني.
مدة الحفظ وتاريخ الإتلاف وتقرير الأرشيف حسب نوع المستند.
كل خطوة ترث بيانات سابقتها؛ لا تُدخل المعلومة نفسها مرتين، وكل انتقال مسجَّل.
المؤسسات التي يجب أن تُبقي مستندات الطلبات والعقود والضمانات جاهزة للتدقيق.
الفرق التي تتابع محفظة العقود مع سجل الإصدارات والتوقيعات.
المنشآت التي تعمل بالرسومات الفنية وشهادات الجودة ومستندات الإجراءات.
الشركات التي يجب أن تحفظ ملفات الموظفين وفق KVKK وبحسب الصلاحيات.
نظام إدارة المستندات هو برنامج تُحفظ فيه المستندات رقميًا، وتُدار إصداراتها، ويُبحث فيها، وتُشارك وفق الصلاحيات. وفي Eruca ERP لا يُعدّ DMS برنامجًا منفصلًا، بل وحدة تعمل داخل كل سجل.
ينص القانون التجاري التركي على مدة حفظ 10 سنوات للدفاتر والمستندات التجارية، بينما ينص قانون الإجراءات الضريبية (VUK) على 5 سنوات. وفي الممارسة يُعتمد عادةً على المدة الأطول؛ وننصح بتحديد المدة الصحيحة لكل نوع مستند مع محاسبك أو مستشارك المالي.
تُرفع المستندات بالمسح الضوئي أو رقميًا مباشرة، وتُصنَّف حسب نوعها، وتُربط بالسجل المعني. وفي Eruca ERP يستطيع الذكاء الاصطناعي التعرف تلقائيًا على نوع المستند وقراءة الحقول التي يتضمنها.
ترث المستندات صلاحيات السجل المرتبطة به: فإن لم يستطع المستخدم رؤية السجل فلن يرى مستنداته أيضًا. ويمكن كذلك تعريف قيود إضافية حسب نوع المستند، ويُسجَّل كل فتح في سجل التتبع.
يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني في مسارات اعتماد المستندات؛ ويُقفل الإصدار الموقّع، وتُحفظ التغييرات اللاحقة كإصدارات جديدة.
بعملياتك أنت، في عرض تجريبي مدته 30 دقيقة.
املأ النموذج؛ وسنتصل بك في أقرب وقت لنحدد موعد العرض معًا.
سيتواصل معك فريقنا في أقرب وقت.