Her kayda bağlı belge arşivi, versiyonlama, yetki bazlı erişim ve kurumsal basılı çıktı şablonları.
Doküman yönetim sistemi (DYS), şirket belgelerinin dijital ortamda saklanmasını, sürümlenmesini, aranmasını ve yetkiye göre paylaşılmasını sağlayan yazılımdır. Ortak klasörlerde ve e-postalarda dağınık duran belgeler hem kaybolur hem de yetkisiz kişilerin eline geçebilir.
Eruca ERP Belge Yönetimi modülünde her belge ilgili kayda bağlıdır: sözleşme cari karta, irsaliye siparişe, bilanço kredi başvurusuna. Belgeyi bulmak için arama yapmanız gerekmez; kaydı açtığınızda belgeleri de oradadır. Her yükleme yeni sürüm olarak saklanır, kimin ne zaman yüklediği görünür. Yasal saklama sürelerine uygun arşivleme kuralları tanımlanabilir.
Belgeler cari, sipariş, başvuru gibi kayıtlara bağlanır; arama gerekmez.
Her yükleme yeni sürüm olur; eski sürümler ve kimin yüklediği görünür.
Belgeyi yalnızca kaydı görmeye yetkili kullanıcılar açar.
Fatura, sözleşme ve form çıktıları kurumsal şablonlarla.
Belge içeriğinde arama, etiket ve tür filtreleri.
e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin gönderim ve arşiv takibi.
Belgeler onay sürecinden geçer; elektronik imza ile imzalanan sürüm kilitlenir.
Belge türüne göre saklama süresi, imha tarihi ve arşiv raporu.
Her adım bir öncekinin verisini devralır; aynı bilgi ikinci kez girilmez, her geçiş kayıt altındadır.
Başvuru, sözleşme ve teminat belgelerini denetime hazır tutması gereken kurumlar.
Sözleşme portföyünü sürüm ve imza geçmişiyle izleyen ekipler.
Teknik çizim, kalite sertifikası ve prosedür belgeleriyle çalışan işletmeler.
Özlük dosyalarını KVKK'ya uygun ve yetkiye bağlı saklaması gereken şirketler.
Doküman yönetim sistemi, belgelerin dijital olarak saklandığı, sürümlendiği, arandığı ve yetkiye göre paylaşıldığı yazılımdır. Eruca ERP'de DYS ayrı bir program değil, her kaydın içinde çalışan bir modüldür.
Türk Ticaret Kanunu ticari defter ve belgeler için 10 yıl, Vergi Usul Kanunu ise 5 yıl saklama süresi öngörür. Uygulamada genellikle uzun olan süre esas alınır; belge türüne göre doğru süreyi mali müşavirinizle belirlemenizi öneririz.
Belgeler taranarak ya da doğrudan dijital olarak yüklenir, türüne göre sınıflandırılır ve ilgili kayda bağlanır. Eruca ERP'de yapay zekâ belge türünü otomatik tanıyabilir ve içindeki alanları okuyabilir.
Belgeler bağlı oldukları kaydın yetkisini devralır: bir kullanıcı kaydı göremiyorsa belgelerini de göremez. Ayrıca belge türü bazında ek kısıtlar tanımlanabilir ve her açılış iz kaydına yazılır.
Belge onay akışlarında elektronik imza kullanılabilir; imzalanan sürüm kilitlenir ve sonraki değişiklikler yeni sürüm olarak saklanır.
Kendi süreçlerinizle, 30 dakikalık bir demoda.
Formu doldurun; en kısa sürede sizi arayıp demo zamanını birlikte belirleyelim.
Ekibimiz en kısa sürede sizinle iletişime geçecek.