Архив документов, привязанный к каждой записи, версионирование, доступ по правам и фирменные шаблоны печатных форм.
Система электронного документооборота (СЭД) — это ПО для хранения, версионирования, поиска и распространения документов компании в цифровом виде с учётом прав доступа. Документы, разбросанные по общим папкам и электронной почте, теряются и могут попасть к посторонним лицам.
В модуле «Документооборот» Eruca ERP каждый документ привязан к соответствующей записи: договор — к карточке контрагента, накладная — к заказу, баланс — к кредитной заявке. Искать документ не нужно: открыв запись, вы видите и её документы. Каждая загрузка сохраняется как новая версия, видно, кто и когда её загрузил. Можно задать правила архивирования в соответствии с установленными законом сроками хранения.
Документы привязываются к записям — контрагентам, заказам, заявкам; искать их не нужно.
Каждая загрузка создаёт новую версию; видны прежние версии и кто их загрузил.
Документ открывают только пользователи с правом просмотра записи.
Счета, договоры и формы — по фирменным шаблонам.
Поиск по содержимому документов, фильтры по тегам и типам.
Отслеживание отправки и архивирования э-счетов и э-архивных документов.
Документы проходят согласование; версия, подписанная электронной подписью, блокируется.
Срок хранения, дата уничтожения и архивный отчёт в зависимости от типа документа.
Каждый шаг получает данные предыдущего; одна и та же информация не вводится дважды, каждый переход фиксируется.
Организации, которым нужно держать документы по заявкам, договорам и залогам готовыми к проверке.
Команды, отслеживающие портфель договоров с историей версий и подписей.
Предприятия, работающие с техническими чертежами, сертификатами качества и регламентами.
Компании, которым нужно хранить личные дела сотрудников в соответствии с KVKK и с учётом прав доступа.
Система электронного документооборота — это ПО, в котором документы хранятся в цифровом виде, версионируются, ищутся и распространяются в соответствии с правами доступа. В Eruca ERP СЭД — не отдельная программа, а модуль, работающий внутри каждой записи.
Торговый кодекс Турции предусматривает срок хранения коммерческих книг и документов 10 лет, а Налоговый процессуальный кодекс (VUK) — 5 лет. На практике обычно ориентируются на более длительный срок; правильный срок для каждого типа документа рекомендуем определить вместе с вашим бухгалтером.
Документы сканируются или загружаются сразу в цифровом виде, классифицируются по типу и привязываются к соответствующей записи. В Eruca ERP искусственный интеллект может автоматически распознавать тип документа и считывать его поля.
Документы наследуют права записи, к которой привязаны: если пользователь не видит запись, он не видит и её документы. Кроме того, можно задать дополнительные ограничения по типу документа, а каждое открытие записывается в журнал аудита.
В маршрутах согласования документов можно использовать электронную подпись; подписанная версия блокируется, а последующие изменения сохраняются как новые версии.
На ваших процессах, за 30-минутное демо.
Заполните форму — мы перезвоним вам в ближайшее время и согласуем время демо.
Наша команда свяжется с вами в ближайшее время.